「残業代が多く発生している部署について、要因に調べてください」
そんな話になってから、気づけば半日以上、“データ集め”だけで終わっていたことはありませんか？
先日の当社の状態でした。笑
会社が大きくなると、データを集めるだけで結構大変という状況が出てきます。
- 人事の業務システムが増える（これ自体は良いこと）
- 人事担当者が分かれる（採用チーム、給与社保チームなど）
- システムの管理者が変わる（なんとなくそのチームでシステム強そうな人）
- データの保管場所が増える（なんとなくチームごとに保管してる）
例えば・・・
- 勤怠はAシステム
- 組織情報は人事DBのBシステム
- 評価集計と報酬反映結果はExcel管理
という感じで、バラバラになっているケースも少なくありません。
さらに先ほどの様に、チームが分かれてきたりすると、「データを使いたい人」と「データを保管している人」が分かれてくることも多く、
- 依頼側は急ぎ
- 現場側は通常業務優先
と温度感がズレて、相手が給与計算の繁忙期だからと気を遣うことになったりします。
「欲しかった項目が入っていない」というような状況も結構ありますよね。
また、評価データなどは、作っている本人も最新版がよくわからなくなっている場合もホント多い。
- 試算版
- 修正版
- 確定版
が複数存在し、ひどい時には修正版①、②みたいな。笑
でもここで落ち着いて考えてみましょう。
「データを集める作業」そのものは、前述のようにチームが分かれてきたり、システムが増えれば仕方ないわけですよね。
そうすると、「毎回、必要になってから集めている」ことが、そもそもの問題じゃないかと。
これは工夫次第で、改善できそうじゃないですか？
①整理済みデータを
②決まった場所へ保管し
③共通で利用する
そういう環境を、普段の業務に影響が少ないタイミングで、各担当者に実行してもらい作っていけば良いのです。
そうすれば、毎回依頼して「今繁忙期だからちょっと待ってて」などせずに、お互い変な気疲れも減ります。笑
実際に給与担当など繁忙時期が明確な業務では、ルーティン化して閑散期に作業できたほうが対応しやすいですよね。
人事データ活用が上手な会社の人事部では、こういった「共通で使うデータ」を少しずつ整理し、蓄積しています。
それが結果的に、作る担当者で用語の使い方や数字の定義が微妙に違う、という良くあるエラーを防ぐことにもつながるんですよね。
当社が一定規模のお客様の人事データ整備・活用を支援する際は、まずは元データが誰の手によってどこで発生しているのか？の整理から始めます。
データは、ある一定の業務の結果として生成されてますので、業務の背景や業務サイクルを理解することが求められてきます。
もともと外部人事として人事全体の業務を支援してきた経験が、とても活きています。
分業する体制になってくればくるほど、集めるという新たな課題が出てきます。
人事企画担当者が円滑に業務を行うために、データとデータの流れをマネジメント、して環境整備することをお勧めしています。
人事データ相談デスクについては、こちらのページでもご紹介しています。
